Selectie van diverse maatwerk - projecten

ACCESS EN EXCEL AUTOMATISERING VOOR PRODUCTIEPROCESSEN

GEAUTOMATISEERDE KOSTENRAMING

Excel calculatiesheet ontwerpen

Een adviesbureau in de vastgoedsector maakt regelmatig kostenramingen voor projecten. Op dit moment wordt hiervoor een complexe calculatiesheet in Excel gebruik met veel verschillende parameters.

Het is onduidelijk hoe gevoelig de projectkosten zijn voor de verschillende parameters bij opschaling van de projecten en er is twijfel of de gebruikte methodiek wel de betrouwbare inschatting kan maken voor een nieuwe categorie projecten die het bureau recentelijk aangetrokken heeft.

Het verzoek is om een meer gebruikersvriendelijke Excel calculatiesheet te ontwerpen die robuust is in het gebruik en tijdswinst oplevert.  getest kan worden op een dataset uit het verleden en de lopende projecten. 

MKB BEGROTING

Begroting in Excel

Een betrouwbare begroting in Excel maken? Een MKB bedrijf in de digitale media wil ondersteuning bij de opzet van een begroting. Er is een basis gelegd in Excel maar die is te onoverzichtelijk geworden. Door de groei van het bedrijf is nu een professionaliseringsslag nodig en de begroting in een format omzetten waar men de komende jaren mee verder kan. 

De bestaande Excel spreadsheet is een handig model om een indruk te krijgen hoe de werking moet zijn. Toch wordt het geheel opnieuw opgezet voor een solide basis voor het Excel programmeerwerk. Een begroting in Excel moet niet alleen heel betrouwbaar zijn, maar ook moet het overzichtelijk de juiste financiële informatie weergeven. 

Wilt u ook een begroting in Excel laten professionaliseren? Vraag een gesprek aan met een van onze Excel experts. 

Excel URENREGISTRATIE systeem voor MKB

Urenregistratie Excel: maatwerk, gemak en tijdwinst…

Een MKB bedrijf (16 FTE) wil haar urenregistratie Excel graag verder professionaliseren en  meer gebruiksvriendelijker maken. Het huidige urenregistratie systeem is verouderd, voldoet niet voor een deel van de medewerkers. Het is ook nog eens foutgevoelig. Dit komt door relatief veel handmatige handelingen en cellen die niet goed zijn beveiligd. 

We hebben een nieuwe opzet voor de urenregistratie Excel gemaakt, en met behulp van VBA code zijn functionaliteiten onder water toegevoegd, die het invullen eenvoudig maken. Een Wizard begeleidt een medewerker stap voor stap in het nieuwe Excel urenregistratieststeem. Met extra controles die op de achtergrond plaatsvinden, is het nu onmogelijk om fouten te maken in dit systeem. 

Ook kunnen overzichten, rapporten, Excel lijsten worden gegenereerd aan het eind van elke periode. Deze periode is te kiezen in per week, 4 weken, per maand en ieder kwartaal. 

Microsoft verstrekt trouwens ook een mooi voorbeeld van een sjabloon voor een Excel urenregistratie.

Als iemand geen uren heeft ingevuld krijgt diegene automatisch via de email (outlook koppeling) een notificatie. In de nabije toekomst wordt deze Excel urenregistratie gekoppeld aan het financiële systeem zodat semi-automatisch ook facturen kunnen worden uitgestuurd op basis van de gemaakte declarabele uren. 

Met een urenregistratie Excel is het mogelijk om maatwerk te ontwikkelen. Maatwerk houdt in, dat we vooraf alle handelingen en specifieke processen in kaart hebben gebracht. Meestal komen we ook hierbij procesoptimalisatie en procesverbetering. Soms gaan de dagelijkse werkzaamheden niet zo praktisch als je tevoren dacht. Vereenvoudiging van het proces kan veel tijd besparen, we maken de businesscase inzichtelijk: wat zijn de voordelen en weegt dat op tegen de tijd/kosten.

Tijdens het in kaart brengen van het proces ontstaan er ook mogelijk nieuwe ideeën. We maken altijd eerst een proof of concept als basissysteem voor de uren. Daarna kunnen we het urenregistratiesysteem verder uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. 

Een koppeling maken met een facturatiesysteem is ook mogelijk. Dan worden declarabele uren apart bijgehouden en wekelijks/maandelijks klaargezet (XML/CSV/XSL format). Ook kunnen er overzichten naar een Excel dashboard worden gestuurd. 

Dit soort automatiseringsvraagstukken in Excel en Access lenen zich heel goed voor stapsgewijze uitbreidingen. Als de basis van een Excel urenregistratie eenmaal is gebouwd, kunnen de volgende stappen volgen. Denk aan uitbreidingen richting projectmanagement systeem in Excel/Access, of aan het genereren van calculaties, offertes en contracten vanuit Excel. 

We kijken altijd naar de goede balans als het gaat om enerzijds functionaliteiten toevoegen en tijd kunnen besparen, en de investering en kosten die hiermee gemoeid zijn.

Meer weten over het laten maken van een maatwerk systeem voor urenregistratie Excel? Neem contact op, we laten graag wat voorbeelden zien van wat er allemaal mogelijk is met Excel VBA programmeerwerk.

DUMMY PROOF WORD SJABLOON MAKEN

Voor een archeologisch bedrijf een dummy proof”word-sjabloon maken voor kleine rapporten (ca.20-50 pagina’s) en indien mogelijk ook ondersteuning op DTP gebied voor onze grote rapporten (tot 500 pag.) Deze grote rapporten zijn tijdrovend omdat de opmaak en huisstijl door het vele gebruik van Excel tabellen die variëren in stijlen het ingewikkeld maakt om uit te printen als drukwerk. Met de combinatie Access en Word kunnen we hier een passende maatwerk oplossing bieden.