Selectie van diverse maatwerk - projecten

Access applicatie SQL als back-end voor productieproces

Access applicatie SQL server als back-end

Er is behoefte aan een Access applicatie SQL server als backend. Het hoofddoel is het ondersteunen van het productieproces in een productiebedrijf. De Access applicatie heeft een centrale SQL server backend nodig waarin de benodigde algemene productiedata zijn opgeslagen. Ook moet er een speciale set aan data in backend opgeslagen worden met een georganiseerde autorisatie/permissie voor wie wel of niet toegang heeft tot deze data.

 

Productieproces automatisering

Access applicatie SQL
Access applicatie SQL

De front-end voor presentatie, mutaties en productie draait lokaal. De Access applicatie zal geheel intern gebruikt worden door een 5-tal medewerkers. Als database backend is in deze Access applicatie gekozen voor Microsoft SQL Server. Deze robuuste database applicatie is beschikbaar en biedt de beste bescherming van de gegevens.

Voor de front-end is er de keuze uit Microsoft Excel en Microsoft Access. Een lichte voorkeur gaat uit naar Microsoft Excel. Dit is namelijk een standaard applicatie bij de klant, dit in tegenstelling tot Microsoft Access. Het kan echter zijn dat Excel niet voldoende functionaliteit biedt voor hetgeen ontwikkeld moet worden. In dat geval kan de ontwikkeling uitgevoerd worden in MS Access. De ontwikkelde Access applicatie SQL kan gebruikt worden met de Microsoft Access Distribution. Dit is een gratis versie van Microsoft Access waarmee het alleen mogelijk is om een Access applicatie uit te voeren. Hierdoor zijn de gegevens in de backend ook beter beschermd.

Toekomstige uitbreidingen zijn:

  • Uitbreiding van user interface
  • Inlogsysteem
  • Rapportages
  • Mail
  • Koppeling met overige systemen
  • Optimalisatie

Heeft u een productiebedrijf en overweegt u iets eenvoudigers dan een uitgebreid ERP systeem zoals Unit4 of Microsoft Dynamics of SAP? Misschien is een eenvoudiger model, zoals een Access applicatie SQL als back-end een goed alternatief. We geven graag een keertje advies. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.

Excel koppeling met Outlook in VBA programmeren

Excel koppeling met Outlook in VBA programmeren

Op basis van een zelfgemaakte query in ‘Wholesale’, (softwaresysteem van UNIT4) wordt specifieke data opgevraagd, verzameld in een databestand. Vervolgens wordt deze data in een bepaalde Excel spreadsheet ingelezen, bij elkaar gebracht in een structuur van rijen en kolommen in Excel.

In deze Excel spreadsheet staan debiteuren genoemd, die nog bepaalde artikelen moeten terugsturen. Vanuit deze Excel sheet willen we graag -per klant- een email versturen via het programma Outlook. Deze mail gaat dan naar naar de verschillende klanten, die de artikelen moeten terugsturen. Hier programmeren we een Excel koppeling met Outlook.

Er is 1 Excel kolom die data bevat, om het versturen van de email naar het email adres van de klant te filteren/activeren. De andere kolommen bevatten weer andere data die in de body van de email worden meegenomen.

Aandachtspunt is dat een klant meerdere regels kan hebben in de Excel sheet maar dat het bedoeling is dat hij maar 1 email krijgt. Er moeten dus filters in worden geprogrammeerd (de bekende If Then statements bijvoorbeeld).

Deze Excel koppeling met Outlook programmeren we met behulp van Visual Basic for Applications, VBA in Excel.

Ook meer weten over een Excel koppeling met Outlook, of wil je ook zo’n soort oplossing? Neem dan contact op, we halen alles uit Excel!

MULTI-USER KWALITEITSREGISTRATIE ACCESS

Een bedrijf in de agrarische sector is gegroeid en wil daarom de kwaliteitsregistratie gebruiksvriendelijker maken en geschikt voor meerdere locaties. Op meerdere momenten in het productieproces wordt data vastgelegd, door verschillende personen. Op dit moment wordt veel data dubbel ingevoerd of eerst handmatig genoteerd. Men wil toe naar een multi-user systeem in Access dat ook remote gevuld kan worden. Daarnaast aandacht voor gegevens validatie en presentatie van data voor trendanalyses. 

WORKFLOW MANAGEMENT ACCESS

Workflow management in Access

Een dochteronderneming van een grote organisatie, werkend in de energiesector wil ondersteuning bij het het ondersteunen van workflow management.

Tot op heden wordt een Microsoft Access database gebruikt voor het primaire proces. Dit wordt helaas niet ondersteund door de moedermaatschappij en dat levert problemen op nu de werkprocessen veranderen, het aantal dossiers groeit en de complexiteit van de dossiers en de werkprocessen ook groeien.

Er zijn al enkele dingen fout gegaan in de aansluiting van de workflow processen en er is nu externe hulp nodig voor het herinrichten / verbeteren van de Access database en/of advies welke applicaties geschikt zouden zijn voor de toekomst. 

Denkt u er ook over om uw werkprocessen zoals workflows te laten ondersteunen in een eenvoudig Access maatwerk systeem? We vertellen er graag meer over! Neem contact op voor een afspraak of online meeting. 

Excel URENREGISTRATIE systeem voor MKB

Urenregistratie Excel: maatwerk, gemak en tijdwinst…

Een MKB bedrijf (16 FTE) wil haar urenregistratie Excel graag verder professionaliseren en  meer gebruiksvriendelijker maken. Het huidige urenregistratie systeem is verouderd, voldoet niet voor een deel van de medewerkers. Het is ook nog eens foutgevoelig. Dit komt door relatief veel handmatige handelingen en cellen die niet goed zijn beveiligd. 

We hebben een nieuwe opzet voor de urenregistratie Excel gemaakt, en met behulp van VBA code zijn functionaliteiten onder water toegevoegd, die het invullen eenvoudig maken. Een Wizard begeleidt een medewerker stap voor stap in het nieuwe Excel urenregistratieststeem. Met extra controles die op de achtergrond plaatsvinden, is het nu onmogelijk om fouten te maken in dit systeem. 

Ook kunnen overzichten, rapporten, Excel lijsten worden gegenereerd aan het eind van elke periode. Deze periode is te kiezen in per week, 4 weken, per maand en ieder kwartaal. 

Urenregistratie Excel systeem

Microsoft verstrekt trouwens ook een mooi voorbeeld van een sjabloon voor een Excel urenregistratie.

Als iemand geen uren heeft ingevuld krijgt diegene automatisch via de email (outlook koppeling) een notificatie. In de nabije toekomst wordt deze Excel urenregistratie gekoppeld aan het financiële systeem zodat semi-automatisch ook facturen kunnen worden uitgestuurd op basis van de gemaakte declarabele uren. 

Met een urenregistratie Excel is het mogelijk om maatwerk te ontwikkelen. Maatwerk houdt in, dat we vooraf alle handelingen en specifieke processen in kaart hebben gebracht. Meestal komen we ook hierbij procesoptimalisatie en procesverbetering. Soms gaan de dagelijkse werkzaamheden niet zo praktisch als je tevoren dacht. Vereenvoudiging van het proces kan veel tijd besparen, we maken de businesscase inzichtelijk: wat zijn de voordelen en weegt dat op tegen de tijd/kosten.

Tijdens het in kaart brengen van het proces ontstaan er ook mogelijk nieuwe ideeën. We maken altijd eerst een proof of concept als basissysteem voor de uren. Daarna kunnen we het urenregistratiesysteem verder uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. 

Een koppeling maken met een facturatiesysteem is ook mogelijk. Dan worden declarabele uren apart bijgehouden en wekelijks/maandelijks klaargezet (XML/CSV/XSL format). Ook kunnen er overzichten naar een Excel dashboard worden gestuurd. 

Dit soort automatiseringsvraagstukken in Excel en Access lenen zich heel goed voor stapsgewijze uitbreidingen. Als de basis van een Excel urenregistratie eenmaal is gebouwd, kunnen de volgende stappen volgen. Denk aan uitbreidingen richting projectmanagement systeem in Excel/Access, of aan het genereren van calculaties, offertes en contracten vanuit Excel. 

We kijken altijd naar de goede balans als het gaat om enerzijds functionaliteiten toevoegen en tijd kunnen besparen, en de investering en kosten die hiermee gemoeid zijn.

Meer weten over het laten maken van een maatwerk systeem voor urenregistratie Excel? Neem contact op, we laten graag wat voorbeelden zien van wat er allemaal mogelijk is met Excel VBA programmeerwerk.

MSOffice Groep Logo
x
Microsoft Word Logo
a