Selectie van diverse maatwerk - projecten

WORKFLOW MANAGEMENT ACCESS

Workflow management in Access

Een dochteronderneming van een grote organisatie, werkend in de energiesector wil ondersteuning bij het het ondersteunen van workflow management.

Tot op heden wordt een Microsoft Access database gebruikt voor het primaire proces. Dit wordt helaas niet ondersteund door de moedermaatschappij en dat levert problemen op nu de werkprocessen veranderen, het aantal dossiers groeit en de complexiteit van de dossiers en de werkprocessen ook groeien.

Er zijn al enkele dingen fout gegaan in de aansluiting van de workflow processen en er is nu externe hulp nodig voor het herinrichten / verbeteren van de Access database en/of advies welke applicaties geschikt zouden zijn voor de toekomst. 

Denkt u er ook over om uw werkprocessen zoals workflows te laten ondersteunen in een eenvoudig Access maatwerk systeem? We vertellen er graag meer over! Neem contact op voor een afspraak of online meeting. 

Excel URENREGISTRATIE systeem voor MKB

Urenregistratie Excel: maatwerk, gemak en tijdwinst…

Een MKB bedrijf (16 FTE) wil haar urenregistratie Excel graag verder professionaliseren en  meer gebruiksvriendelijker maken. Het huidige urenregistratie systeem is verouderd, voldoet niet voor een deel van de medewerkers. Het is ook nog eens foutgevoelig. Dit komt door relatief veel handmatige handelingen en cellen die niet goed zijn beveiligd. 

We hebben een nieuwe opzet voor de urenregistratie Excel gemaakt, en met behulp van VBA code zijn functionaliteiten onder water toegevoegd, die het invullen eenvoudig maken. Een Wizard begeleidt een medewerker stap voor stap in het nieuwe Excel urenregistratieststeem. Met extra controles die op de achtergrond plaatsvinden, is het nu onmogelijk om fouten te maken in dit systeem. 

Ook kunnen overzichten, rapporten, Excel lijsten worden gegenereerd aan het eind van elke periode. Deze periode is te kiezen in per week, 4 weken, per maand en ieder kwartaal. 

Excel urenregistratie systeem sjabloon
Excel urenregistratie systeem sjabloon

Microsoft verstrekt trouwens ook een mooi voorbeeld van een sjabloon voor een Excel urenregistratie.

Als iemand geen uren heeft ingevuld krijgt diegene automatisch via de email (outlook koppeling) een notificatie. In de nabije toekomst wordt deze Excel urenregistratie gekoppeld aan het financiële systeem zodat semi-automatisch ook facturen kunnen worden uitgestuurd op basis van de gemaakte declarabele uren. 

Met een urenregistratie Excel is het mogelijk om maatwerk te ontwikkelen. Maatwerk houdt in, dat we vooraf alle handelingen en specifieke processen in kaart hebben gebracht. Meestal komen we ook hierbij procesoptimalisatie en procesverbetering. Soms gaan de dagelijkse werkzaamheden niet zo praktisch als je tevoren dacht. Vereenvoudiging van het proces kan veel tijd besparen, we maken de businesscase inzichtelijk: wat zijn de voordelen en weegt dat op tegen de tijd/kosten.

Tijdens het in kaart brengen van het proces ontstaan er ook mogelijk nieuwe ideeën. We maken altijd eerst een proof of concept als basissysteem voor de uren. Daarna kunnen we het urenregistratiesysteem verder uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. 

Een koppeling maken met een facturatiesysteem is ook mogelijk. Dan worden declarabele uren apart bijgehouden en wekelijks/maandelijks klaargezet (XML/CSV/XSL format). Ook kunnen er overzichten naar een Excel dashboard worden gestuurd. 

Dit soort automatiseringsvraagstukken in Excel en Access lenen zich heel goed voor stapsgewijze uitbreidingen. Als de basis van een Excel urenregistratie eenmaal is gebouwd, kunnen de volgende stappen volgen. Denk aan uitbreidingen richting projectmanagement systeem in Excel/Access, of aan het genereren van calculaties, offertes en contracten vanuit Excel. 

We kijken altijd naar de goede balans als het gaat om enerzijds functionaliteiten toevoegen en tijd kunnen besparen, en de investering en kosten die hiermee gemoeid zijn.

Meer weten over het laten maken van een maatwerk systeem voor urenregistratie Excel? Neem contact op, we laten graag wat voorbeelden zien van wat er allemaal mogelijk is met Excel VBA programmeerwerk.

MARKETING DASHBOARD TOOL

Marketing Dashboard in Excel

Marketing Dashboard tool samen met Opdrachtgever ontwikkelen in Excel VBA.

Het Excel dashboard kan meerdere databronnen (afkomstig uit meerdere landen) binnenhalen. Binnen deze maatwerk (met VBA programmeerwerk) ontwikkelde dashboard kunnen zeer complexe analyses van deze databronnen worden gemaakt. 

De gegevens worden gebruikt voor internationale marketing- en distributie doeleinden. Er worden tientallen verschillende databronnen eerst binnengehaald en semi-automatisch voorbewerkt met Excel VBA. In een aantal controle iteraties worden daarna de uiteindelijke datasets samengesteld, waarbij foute data meteen kan worden hersteld. 

Doordat in allerlei landen er verschillende Excel bestanden aangeleverd worden (talen, en versies van Office) is het binnenhalen en bewerken van de data zeer complex en onmogelijk om met de hand te kunnen worden bewerkt. 

ACCESS EN EXCEL AUTOMATISERING VOOR PRODUCTIEPROCESSEN

Automatisering productieprocessen met Excel of Access? Misschien klinkt dit als een verrassing. Meestal hoor je termen als SAP, ERP, Dynamics of Oracle… toch komen we dit regelmatig tegen, zo ook in onderstaand project.

In een productiebedrijf worden vanuit binnenkomende orderstromen, de samengestelde producten geassembleerd, gereedgemaakt voor verzending en klaargelegd. Er gebeurd nog teveel met de hand en door groeiende vraag wordt het steeds lastiger om foutloos te blijven werken. Men gebruikt al Access en Excel in orderlijsten maar er is nog weinig geautomatiseerd. Begonnen wordt met een Excel prototype voor 1 item/product. Daarna uitbouwen van dit prototype naar andere producten. Bij elk item/productcombinatie moeten de juiste gegevens worden uitgeprint/beschikbaar gesteld, zodat de volgende productie-stap hier mee verder kan. 

In de nabije toekomst willen we ook de koppeling maken van de voorraadinformatie (SQL server database) met de productieketen zodat er nog effectiever kan worden gewerkt. 

GEAUTOMATISEERDE KOSTENRAMING

Excel calculatiesheet ontwerpen

Een adviesbureau in de vastgoedsector maakt regelmatig kostenramingen voor projecten. Op dit moment wordt hiervoor een complexe calculatiesheet in Excel gebruik met veel verschillende parameters.

Het is onduidelijk hoe gevoelig de projectkosten zijn voor de verschillende parameters bij opschaling van de projecten en er is twijfel of de gebruikte methodiek wel de betrouwbare inschatting kan maken voor een nieuwe categorie projecten die het bureau recentelijk aangetrokken heeft.

Het verzoek is om een meer gebruikersvriendelijke Excel calculatiesheet te ontwerpen die robuust is in het gebruik en tijdswinst oplevert.  getest kan worden op een dataset uit het verleden en de lopende projecten. 

 

MSOffice Groep Logo
x
Microsoft Word Logo
a