Urenregistratie Excel: maatwerk, gemak en tijdwinst…

Een MKB bedrijf (16 FTE) wil haar urenregistratie Excel graag verder professionaliseren en  meer gebruiksvriendelijker maken. Het huidige urenregistratie systeem is verouderd, voldoet niet voor een deel van de medewerkers. Het is ook nog eens foutgevoelig. Dit komt door relatief veel handmatige handelingen en cellen die niet goed zijn beveiligd. 

We hebben een nieuwe opzet voor de urenregistratie Excel gemaakt, en met behulp van VBA code zijn functionaliteiten onder water toegevoegd, die het invullen eenvoudig maken. Een Wizard begeleidt een medewerker stap voor stap in het nieuwe Excel urenregistratieststeem. Met extra controles die op de achtergrond plaatsvinden, is het nu onmogelijk om fouten te maken in dit systeem. 

Ook kunnen overzichten, rapporten, Excel lijsten worden gegenereerd aan het eind van elke periode. Deze periode is te kiezen in per week, 4 weken, per maand en ieder kwartaal. 

Microsoft verstrekt trouwens ook een mooi voorbeeld van een sjabloon voor een Excel urenregistratie.

Als iemand geen uren heeft ingevuld krijgt diegene automatisch via de email (outlook koppeling) een notificatie. In de nabije toekomst wordt deze Excel urenregistratie gekoppeld aan het financiële systeem zodat semi-automatisch ook facturen kunnen worden uitgestuurd op basis van de gemaakte declarabele uren. 

Met een urenregistratie Excel is het mogelijk om maatwerk te ontwikkelen. Maatwerk houdt in, dat we vooraf alle handelingen en specifieke processen in kaart hebben gebracht. Meestal komen we ook hierbij procesoptimalisatie en procesverbetering. Soms gaan de dagelijkse werkzaamheden niet zo praktisch als je tevoren dacht. Vereenvoudiging van het proces kan veel tijd besparen, we maken de businesscase inzichtelijk: wat zijn de voordelen en weegt dat op tegen de tijd/kosten.

Tijdens het in kaart brengen van het proces ontstaan er ook mogelijk nieuwe ideeën. We maken altijd eerst een proof of concept als basissysteem voor de uren. Daarna kunnen we het urenregistratiesysteem verder uitbreiden met nieuwe functionaliteiten. 

Een koppeling maken met een facturatiesysteem is ook mogelijk. Dan worden declarabele uren apart bijgehouden en wekelijks/maandelijks klaargezet (XML/CSV/XSL format). Ook kunnen er overzichten naar een Excel dashboard worden gestuurd. 

Dit soort automatiseringsvraagstukken in Excel en Access lenen zich heel goed voor stapsgewijze uitbreidingen. Als de basis van een Excel urenregistratie eenmaal is gebouwd, kunnen de volgende stappen volgen. Denk aan uitbreidingen richting projectmanagement systeem in Excel/Access, of aan het genereren van calculaties, offertes en contracten vanuit Excel. 

We kijken altijd naar de goede balans als het gaat om enerzijds functionaliteiten toevoegen en tijd kunnen besparen, en de investering en kosten die hiermee gemoeid zijn.

Meer weten over het laten maken van een maatwerk systeem voor urenregistratie Excel? Neem contact op, we laten graag wat voorbeelden zien van wat er allemaal mogelijk is met Excel VBA programmeerwerk.