Leuk project over document automatisering in Word… Voor een MKB bedrijf, actief in de bouw is het tijd om de documentenstroom te professionaliseren. Documenten die in Word gemaakt en opgeslagen worden. Het opslaan gebeurt nu op verschillende plekken, men raakt het overzicht kwijt en het is tevens foutgevoelig.

Document automatisering

Via MSOfficeGroep schakelt het bouwbedrijf een specialist in, die eerst meekijkt met de bedrijfsprocessen op kantoor. Analyse wordt gemaakt: om hoeveel documenten gaat het, wat zijn de belangrijkste hoofd-soorten documenten en welke processen zijn het meest tijdrovend? Al snel wordt duidelijk dat er met document automatisering in Word fors tijd bespaard kan gaan worden. De businesscase wordt zichtbaar: door een stukje maatwerk automatisering in Microsoft Office van enkele 10-tallen uren kan op jaarbasis minstens het 10-voudige aan tijd terug worden verdiend.

Resultaat: 1 mastersjabloon wordt door iedereen gebruikt. Vanuit dit mastersjabloon kunnen alle mogelijke varianten documenten semi-automatisch samengesteld worden. Het opslaan vindt automatisch plaats op de vooraf gedefinieerde locatie. Het mooie is dat dit systeem in stapjes steeds meer verfijnd kan worden gemaakt. Door er een tijdje mee te werken ontstaan vanzelf inzichten waar er nog nieuwe verbeteringen of functies nuttig en gewenst zijn.

Ook meer weten over document automatisering in Word of wil je ook zo’n soort oplossing? Neem dan snel contact op, we halen alles uit Word en MSOffice.